通知是運用最為廣泛的下行文，行政公文和黨的機關公文都把它列為主要文種。 《國家行政機關公文處理辦法》對通知所下的定義為： 適用于批轉下級機關的公文，轉發(fā)上級機關和不相隸屬機關的公文，傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執(zhí)行的事項、任免人員。 《中國共產黨機關公文處理條例》給通知的定義是： 用于發(fā)布黨內法規(guī)、任免干部、傳達上級機關的指示、轉發(fā)上級機關和不相隸屬機關的公文、批轉下級機關的公文、發(fā)布要求下級機關辦理和有關單位共同執(zhí)行或者周知的事項。

　　(一)通知的特點

　　1.功能的多樣性

　　在下行文中，通知的功能是最為豐富的。它可以用來布置工作、傳達指示、曉諭事項、發(fā)布規(guī)章、批轉和轉發(fā)文件、任免干部等等?？傊?，下行文的主要功能，它幾乎都具備。

　　但通知在下行文中的規(guī)格，要低于命令、決議、決定、指示等文體。用它發(fā)布的規(guī)章，多是基層的，或是局部性的、非要害性的;用它布置工作、傳達指示的時候，文種的級別和行文的鄭重程度，明顯不如決定、指示。

　　2.運用的廣泛性

　　通知的發(fā)文機關，幾乎不受級別的限制。大到國家級的黨政機關，小到基層的企事業(yè)單位，都可以發(fā)布通知。

　　通知的受文對象也比較廣泛。在基層工作崗位上的干部和職工，接觸最多的上級公文就是通知。而且通知雖然從整體上看是下行文，但部分通知(如曉諭事項的通知)也可以發(fā)往不相隸屬機關。

　　3.一定的指導性

　　通知這一文體名稱，從字面上看不顯示指導的姿態(tài)，但事實上，多數通知都具有一定程度的指導性。用通知來發(fā)布規(guī)章、布置工作、傳達指示、轉發(fā)文件，都在實現著通知的指導功能，受文單位對通知的內容要認真學習，并在規(guī)定時間內完成通知布置的任務。

　　個別曉諭性的通知，特別是通知作為平行文發(fā)布的時候，可以沒有指導性或只有微弱的指導性。

　　4.較強的時效性

　　通知是一種制發(fā)比較快捷、運用比較靈便的公文文種，它所辦理的事項，都有比較明確的時間限制，受文機關要在規(guī)定的時間內辦理完成，不得拖延。

　　(二)通知的類型

　　1.會議通知

　　這類通知是以通知召開一個會議的有關事項為內容的，其形式有兩種：簡單的會議通知，只需明確開會的目的、時間、地點、出席人員等;另一種是較為復雜的會議通知，它的內容事關重大，參加人員較多，行文時不僅要明確會議名稱、會議內容、開會地點、開會事件，而且應把會議的目的、要求等具體事項交待清楚。

　　2.指示性通知

　　指示性通知用于上級機關根據工作需要和本機關的權限范圍，傳達要求下級機關辦理和有關單位共同執(zhí)行的事項。指示性通知與指示有相類似的作用，可以用于結合實際情況傳達上級請示、布置有關工作、規(guī)定有關政策，讓下級機關或其他單位辦理或者共同執(zhí)行。

　　3.批轉性通知

　　批轉性通知是用于上級機關根據工作需要和本機關的職權范圍批準并轉發(fā)下級機關的公文。上級機關所批轉的公文加以評價或者對公文中所涉及的事實加以說明、分析，還可以對如何執(zhí)行和落實所批轉的公文要求、措施和落實方法做出規(guī)定，或者對批轉公文中的不足方面提出補充意見。

　　4.轉發(fā)性通知

　　轉發(fā)性通知用于上級機關根據工作需要，向所屬下級機關轉發(fā)上級機關、平級機關和不相隸屬的公文。轉發(fā)性通知使被轉發(fā)公文的權威性得到證實，用以指導所屬下級機關結合實際情況，正確執(zhí)行公文內容或者從中學習借鑒有關經驗教訓。被轉發(fā)的公文成為通知的附件。

　　5.發(fā)布性通知

　　發(fā)布性通知是上級機關發(fā)布行政規(guī)定、條例、章則、辦法等規(guī)章制度和其他重要文件時使用的通知。

　　6.任免通知

　　任免通知是上級機關任免和聘用干部時對所屬下級機關下達的一種較為特殊的知照性通知。